STEUERBERATER - WIRTSCHAFTSTREUHÄNDER

TAXNEWS
Klienteninformation, verfaßt von Mag. Johannes Meller
Ausgabe Nr. 122 vom Jänner 2024

 1. Sozialversicherungswerte 2024 Österreich

2.Papierbelege oder digitale Belege (pdf-Dateien): zwei Ablagearten zur Auswahl

Zu Beginn eines neuen Kalenderjahres können Sie als Einnahmen-Ausgaben-Rechner jedes Jahr neu die Entscheidung treffen zwischen Papier-Belegablage und digitaler Belegablage.

Papierbelegablage hat weiterhin viele Vorteile:
schnell zu erledigen, übersichtlich, die Vollständigkeit kann leicht kontrolliert werden, beim Buchen kann die Rechnung mit einem Blick gelesen werden, weniger fehleranfällig.

Für eine digitale Belegablage spricht hingegen:
1) Rechnungen/Honorarnoten, die als Datei an den Kunden verschickt worden sind, brauchen nicht nachträglich für die Buchhaltung ausgedruckt zu werden. 
2) Manche Rechnungen müssen aus Portalen heruntergeladen werden, z.B. Mobiltelefon- und Internet- Rechnungen und Rechnungen aus online-Shops, Amazon, etc. Diese Rechnungen sind bereits digital vorhanden und brauchen nicht ausgedruckt zu werden.
3) Nur die Eingangsrechnungen, die per Post kommen, und die bar bezahlten Rechnungen müssen gescannt und als pdf Dateien gespeichert werden. 
Das Scannen kann mit einem Dokumenten- Scanner mit Papiereinzug oder mit einer Handy App erfolgen z.B. Microsoft Lens, pdf-scanner etc.

Falls Sie sich für die digitale Belegablage entscheiden, bereiten Sie bitte einen Datei-Ordner pro Jhr vor, den Sie mir nach Ablauf des Kalenderjahres zusenden. Ich ersuche Sie um Zusendung der Belegdateien mit www.wetransfer.com (für Apple-User) oder als zip-Datei (wenn Sie Microsoft-Office verwenden).

Noch einige Tipps für die digitale Belegablage:

Wir unterscheiden die folgenden 4 Belegarten, die jeweils systematisch am Anfang des Dateinamens durchnummeriert werden 
1) Rechnungen über Betriebseinnahmen HN 2024001, HN 2024002, HN 2024003 (bei Freiberuflern als Honorarnoten bezeichnet)
2) Rechnungen für Betriebsausgaben z.B. die Dateinamen 01 Berufshaftpflichtversicherung Generali, 02 Vernetzungstreffen IP, 03 Bewirtung Praxis
3) monatliche Bankkontoauszüge Konto 2024 01 (Jänner), 2024 02 (Februar) etc.
4) bar bezahlte Rechnungen,  bar erhaltene Einnahmen : K 01 Porto,  K 02 Büromaterial.

Um einen monatlichen Bankkontoauszug vom 1. bis 31. jedes Monats zu erhalten, kontaktieren Sie bitte Ihren Bankbetreuer und ersuchen ihn, den Kontoauszug monatlich in Ihrem Onlinebanking als pdf-Datei zu hinterlegen. 
Eine selbst erstellte Umsatzliste ist kein gültiges Dokument, da diese von Ihnen und nicht von der Bank erstellt wurde (für das Finanzamt ist nur ein Bankkontoauszug fälschungssicher).

Noch einige Tipps für die digitale Belegablage

Wir unterscheiden die folgenden 4 Belegarten, die jeweils systematisch am Anfang des Dateinamens durchnummeriert werden 
1) Rechnungen über Betriebseinnahmen HN 2024001, HN 2024002, HN 2024003 (bei Freiberuflern als Honorarnoten bezeichnet)
2) Rechnungen für Betriebsausgaben z.B. die Dateinamen 01 Berufshaftpflichtversicherung Generali, 02 Vernetzungstreffen IP, 03 Bewirtung Praxis
3) monatliche Bankkontoauszüge Konto 2024 01 (Jänner), 2024 02 (Februar) etc.
4) bar bezahlte Rechnungen,  bar erhaltene Einnahmen : K 01 Porto,  K 02 Büromaterial.

Um einen monatlichen Bankkontoauszug vom 1. bis 31. jedes Monats zu erhalten, kontaktieren Sie bitte Ihren Bankbetreuer und ersuchen ihn, den Kontoauszug monatlich in Ihrem Onlinebanking als pdf-Datei zu hinterlegen. 
Eine selbst erstellte Umsatzliste ist kein gültiges Dokument, da diese von Ihnen und nicht von der Bank erstellt wurde (für das Finanzamt ist nur ein Bankkontoauszug fälschungssicher).

Dateiordner dazu:

Ein anderes Buchhaltungsbeispiel:

 In die Exceldatei für die Einnahmen Ausgaben Rechnung 2024 tragen Sie in die
Spalte A Belegnummer "1" ein.  In die Spalte B Datum tragen Sie das Buchungsdatum lt. Kontoauszug ein.
Den Buchstabencode in der Spalte C entnehmen Sie bitte dem Kontenplan, dieser enthält den Code und die Kontobezeichnung, z.B. hkto Honorare, mit Banküberweisung erhalten.

In die Spalte D Buchungstext schreiben Sie etwas Aussagekräftiges, das ist immer die Bezeichnung des gekauften Gegenstands oder die Beschreibung der bezogenen Dienstleistung plus den Lieferantennamen.
Lieferantenname und Rechnungsnummer ist hingegen niemals aussagekräftig. 
Ein guter Buchungstext ist z.B. Abschluss 2022, Meller weniger gut ist als Buchungstext Meller HN 2023/235

Ein guter Buchungstext ist z.B. Laptop Acer Aspire 3, Amazon, ein schlechter Text ist nur Amazon.

Für Buchungszeilen ohne Rechnung, z.B. Kontoführungsspesen, schreiben Sie Konto03 als Belegnummer,
das verweist auf den Kontoauszug März.

Dateiordner dazu:

 3. Vorsicht vor gefälschten FinanzOnline-Benachrichtigungen

Kriminelle versenden derzeit, im Jänner 2024, gefälschte FinanzOnline Emails. Aktuell sind zwei Varianten im Umlauf. Folgen Sie den Anweisungen nicht, da es sich um Betrug handelt.

Was steht in den Fake-Mails von FinanzOnline?

In den gefälschten FinanzOnline-Mails steht, dass Sie eine Rückerstattung vom Finanzamt erhalten und auf einen Link klicken bzw. einen QR-Code scannen sollen. Auch der Betrag Ihrer angeblichen  Rückerstattung wird bereits im E-Mail angeführt. Im Folgenden finden Sie die beiden Varianten:

Fake-Mail von FinanzOnline (Variante 1)

Sehr geehrter Herr/Frau,
nach der letzten jährlichen Berechnung Ihrer haben wir festgestellt, dass Sie Anspruch auf eine Rückerstattung haben.
Ihre Rückerstattung beträgt 578,99 Euro.
Um Ihre Rückerstattung zu erhalten, bitten wir Sie, Ihre Angaben zu überprüfen und zu bestätigen. Ihre Steuerrrückerstattung kann Ihrem Bankkonto nur gutgeschrieben werden, wenn uns die korrekten Informationen vorliegen. Gehen Sie zu FinanzOnline, um Ihren Antrag einzureichen.
Scannen Sie den QR-Code mit der Kamera Ihres Mobiltelefons.

Fake-Mail von FinanzOnline (Variante 2)

Der Staat hat beschlossen, dass Sie eine Erstattung aus dem Sozialfonds erhalten. Die Rückerstattung, die Sie erhalten werden, beträgt: 286,93€.
Bitte überprüfen Sie Ihre Kontonummer, um die Zahlung zu erhalten.
www.finanzonline.at [Link]

Was passiert, wenn ich auf den Link klicke oder den QR-Code scanne?

Wenn Sie auf den Link klicken: Wenn Sie auf den Link klicken, landen Sie auf einer gefälschten FinanzOnline-Website. Dort werden Sie aufgefordert, Ihre Bankdaten einzutippen. Ihre Daten werden dann direkt an die Kriminellen übermittelt.

Wenn Sie den QR-Code scannen: Wir gehen davon aus, dass sich hinter dem QR-Code Schadsoftware verbirgt. Möglicherweise werden Sie aber auch zu einer gefälschten FinanzOnline-Website geleitet.

Wie erkenne ich betrügerische FinanzOnline-Mails?

• Link im E-Mail: Links in E-Mails sind immer verdächtig. Loggen Sie sich niemals über einen Link in
  E-Mails ein. Melden Sie sich wie gewohnt über https://finanzonline.bmf.gv.at/fon/ in Ihrem Konto an!
• Fehler: Rechtschreib- und Grammatikfehler weisen auf Betrug hin.
• Absender: Sehen Sie sich immer die E-Mail-Adresse an. Meistens ist die Adresse vollkommen unplausibel. Vergleichen Sie die Adresse z. B. mit einem früheren E-Mail vom Finanzamt.
• Inhalt: Das Finanzamt informiert Sie nicht per E-Mail über Ihre Rückerstattungen. Ein echtes Schreiben vom Finanzamt beinhaltet nur die Info, dass Sie in Ihrem FinanzOnline-Konto eine Nachricht erhalten haben. Im Folgenden sehen Sie, wie eine echte Benachrichtigung vom Finanzamt aussieht.

Beispiel einer echten Nachricht von FinanzOnline

Hinweis:

Im echten Mail werden also keine Beträge und konkrete Informationen genannt. Sie werden nur informiert, dass es in Ihrem FinanzOnline-Konto einen neuen Bescheid gibt. Außerdem werden Sie aufgefordert, sich wie gewohnt einzuloggen.

Ich habe auf den Link geklickt! Was nun?

• Kontaktieren Sie Ihre Bank. Erklären Sie, dass Sie in eine Phishing-Falle getappt sind. Die Mitarbeiter:innen werden mit Ihnen weitere Schritte besprechen.
• Nehmen Sie sich vor ungewöhnlichen Anrufen in Acht. Möglicherweise kontaktieren Sie die Kriminellen und bitten Sie, unter einem Vorwand Zahlungen freizugeben oder einen TAN-Code durchzugeben.
• Ändern Sie Ihr FinanzOnline-Passwort, falls Sie es auf der gefälschten Seite eingegeben haben. Holen Sie sich bei Bedarf beim Finanzamt Hilfe.
• Erstatten Sie Anzeige bei der Polizei.

Tipp

Sie haben Schadsoftware installiert? Hier erfahren Sie, wie Sie die Schadsoftware von Ihrem Gerät entfernen.