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Klienteninformation, verfaßt von Mag. Johannes Meller
Ausgabe Nr. 67 vom Jänner 2016

Überblick über den Steuererlass zur Registrierkassenpflicht

Inhaltsverzeichnis

1.      Abgrenzung der unternehmerischen Pflichten zur Einzelaufzeichnung, Belegerteilung und Führen einer Registrierkasse.
2.      Besonderheiten der Registrierkassenpflicht gemäß § 131b BAO
3.      Die Belegerteilungspflicht gemäß § 132a BAO
4.      Branchenspezifische Regelungen
5.      Barumsatzverordnung 2015
6.      Betriebsaufgaben und -umstellungen in den Jahren 2016 und 2017
7.      Strafen bei Verweigerung der Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht

 Quelle: Überblick über den BMF-Erlass zur neuen Registrierkassenpflicht,
Artikel von Mag. Robert Rzeszut und Mag. Madeleine Grünsteidl, SWK-Heft 36/2015 S. 1604 ff

1.    Abgrenzung der unternehmerischen Pflichten zur Einzelaufzeichnung, Belegerteilung und Führen einer Registrierkasse

Ab 01.01.2016 haben Buchführungspflichtige, freiwillig Buchführende und Einnahmen-Ausgaben-Rechner sowie Steuerpflichtige im Rahmen ihrer Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung alle Bareingänge und Barausgänge einzeln aufzuzeichnen-Einzelaufzeichnungspflicht.

Bei Überschreiten der gesetzlichen Umsatzgrenzen (Erfüllen der beiden Voraussetzungen Jahresumsatz > EUR 15.000,- und Barumsatz > EUR 7.500,-) sind die im Rahmen eines Betriebs erzielten Bareinnahmen zusätzlich in einer Registrierkasse aufzuzeichnenn-Registrierkassenpflicht.

Strafen sind vorgesehen, wenn am 01.04.2016 immer noch keine Registrierkasse oder keine Kassensoftware vorhanden ist.

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Es ist keine Registrierkassenpflicht für jene Unternehmer gegeben, die im Jahr 2016 auf Zahlung mit Erlagschein umsteigen. Hierbei ist jedoch erforderlich, dass die Umstellung sofort durchgeführt wird und daher absehbar ist, dass die Barumsatzgrenze von EUR 7.500,- nicht überschritten wird.

Vorsätzliche Verletzungen der Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht können als Finanzordnungswidrigkeit mit bis zu 5.000 Euro geahndet werden (§ 51 Abs 1 lit c FinStrG). Im ersten Quartal 2016 sollen die Abgabenbehörden jedoch bei bloßer Nichterfüllung der Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht von einer finanzstrafrechtlichen Verfolgung absehen. Vielmehr sollen Unternehmer bei der Umstellung auf die neuen Pflichten unterstützt werden.

Für jeden Barumsatz gilt die Belegerteilungspflicht.
Begriff des Barumsatzes
Unter die Registrierkassenpflicht fallen nur Barumsätze iSd § 131b Abs 1 Z 3 BAO, worunter neben der Barzahlung im engeren Sinne auch die Zahlung mit Bankomatkarte und Kreditkarte (bzw. gleichartige elektronische Zahlungsformen) sowie Barschecks und vom Unternehmer ausgegebenen Gutscheine, Bons, Geschenkmünzen und dergleichen fallen. Hingegen gelten die Zahlung mit Erlagschein, die Überweisung per Online-Banking und Einziehungsaufträge nicht als Barumsatz.

Umsätze auf Ziel stellen einen Barumsatz dar, wenn im Zahlungszeitpunkt der fällige Betrag mittels einer von der Definition der Barzahlung umfassten Zahlungsart entrichtet wird. Eine spätere Barzahlung macht den „Zielumsatz“ somit nachträglich zum Barumsatz. Auch Anzahlungen und Teilzahlungen für Lieferungen oder sonstige Leistungen gelten als Barumsatz.

Wert- und Warengutscheine

Werden Gutscheine, Bons und Geschenkmünzen verkauft, liegt – je nach Konkretisierung der Leistung (Wert- oder Warengutschein) – entweder sofort oder erst bei Einlösung ein Barumsatz vor: Erfolgt beim Verkauf noch keine Konkretisierung der Waren oder Dienst­leistungen (Wertgutschein), ist der Verkauf selbst noch kein Barumsatz. Erst zum Zeitpunkt der Einlösung wären die Erfassung in der Registrierkasse als Barumsatz sowie die Erteilung eines Belegs zwingend. Die Pflicht zur Einzelerfassung erfordert jedoch, dass auch der Barverkauf des Wertgutscheins als Bareingang erfasst wird. Vom BMF wird daher empfohlen, den Wertgutschein auch schon bei der Veräußerung in die Registrierkasse aufzunehmen, um eine lückenlose Aufzeichnung gewährleisten zu können.

Lässt sich hingegen dem Gutschein eine eindeutig konkretisierte Ware oder Dienstleistung entnehmen (Warengutschein), stellt bereits der Verkauf des Gutscheins einen Barumsatz dar, der sowohl in der Registrierkasse abzubilden ist als auch der Belegerteilungspflicht unterliegt.

Spenden und Mitgliedsbeiträge

„Echten“ Spenden mangelt es am Leistungsaustausch zwischen Spender und Empfänger, weshalb Bareingänge, denen keine Gegenleistung zugrunde liegt, nicht als Barumsätze zu qualifizieren sind und daher nicht in einer Registrierkasse erfasst werden müssen. Sie unterliegen dennoch der Einzelaufzeichnungspflicht und sind daher zumindest in einem Kassabuch einzeln zu erfassen. Auch echte Mitgliedsbeiträge stellen keine Barumsätze dar, zumal in diesem Fall die wechselseitige Abhängigkeit von Leistung und Gegenleistung fehlt.

Wird jedoch im Rahmen einer Spendenveranstaltung für erbrachte Leistungen bei der Bezahlung aus karitativen Gründen aufgerundet (z.B. kostet ein Heißgetränk 3,50 Euro und werden vom Käufer 5 Euro bezahlt), liegt der Barzahlung eine Gegenleistung zugrunde, weshalb der gesamte Betrag als Barumsatz in einer Registrierkasse zu erfassen ist. Hier müssen daher die Leistungsabrechnung und die Vereinnahmung von Spenden streng voneinander getrennt werden (z.B. durch Barzahlung der Leistung an eine Person und Einwurf der Spende in eine gesonderte Spendenbox). Auch in bar vereinnahmte Eintrittsgelder, die als Spende deklariert werden („unechte Spende“), gelten aufgrund des Naheverhältnisses zum Eintritt als Barumsatz.

2.    Besonderheiten der Registrierkassenpflicht gemäß § 131b BAO

Eine Registrierkasse ist ein elektronisches Aufzeichnungssystem, das zur Dokumentation der einzelnen Bareinnahmen eingesetzt wird und über ein Datenerfassungsprotokoll verfügt, das vom Finanzamt bei einer Betriebsprüfung ausgelesen werden kann. Es muss sichergestellt werden, dass das Aufzeichnungssystem die Aktualisierung des Datenerfassungsprotokolls sowie die Belegerstellung und -erteilung direkt nach der Erfassung des aktuellen und vor der Erfassung des nächsten Barumsatzes vornimmt.

Ab 1. 1. 2017 muss eine Registrierkasse mit einer zur Sicherheitseinrichtung gehörenden Signaturerstellungseinheit verbunden sein, die ein dem Unternehmer zugeordnetes Zertifikat besitzt und bei FinanzOnline registriert ist. So entspricht auch eine Software oder ein Warenwirtschaftssystem mit dazugehöriger Erfassungseinheit (und ab 1. 1. 2017 mit einer Sicherheitseinrichtung) den gesetzlichen Anforderungen. Es ist auch zulässig, dass die Übertragung der Daten zwischen Eingabestation und Server über eine "cloud" erfolgt. Das elektronische Aufzeichnungssystem kann mit mehreren Eingabestationen verbunden sein.

Sicherheitseinrichtung und Ausfälle der Registrierkasse

Jede Registrierkasse ist ab 01.01.2017 mit einer Sicherheitseinrichtung auszurüsten, die eine Signaturerstellungseinheit zu beinhalten hat. Die Signaturerstellungseinheit ist darüber hinaus bis spätestens 31.12.2016 bei FinanzOnline zu registrieren (die Möglichkeit dazu soll bereits ab 01.07.2016 bestehen). Dieser Vorgang dient dazu, die Signaturer­stellungseinheiten und die dazugehörigen Registrierkassen in die Registrierkassendatenbank aufzunehmen, die  vom BMF zu führen ist. Die Finanzverwaltung hat jedoch keinen internetbasierten Zugriff auf die Registrierkasse selbst, und es werden keine Einzelumsätze an diese übermittelt. § 17 Abs 1 RKSV sieht vor, dass Außerbetriebnahmen bzw. Ausfälle der Sicherheitseinrichtung, die nicht nur vorübergehend sind, ohne unnötigen Aufschub per FinanzOnline bekanntzugeben sind. Das BMF versteht unter einem vorübergehenden Ausfall jedenfalls einen Stromausfall, planmäßige Wartungsarbeiten oder andere Ereignisse, die die Funktionsfähigkeit nicht mehr als 48 Stunden beeinträchtigen. Alle darüber hinausgehenden Störfälle sind ohne unnötigen Aufschub – längstens binnen einer Woche – via FinanzOnline zu melden.

3.    Die Belegerteilungspflicht gemäß § 132a BAO

Unternehmer sind ab 01.01.2016 dazu verpflichtet, für jeden Barumsatz einen Beleg zu erteilen. Es besteht die Möglichkeit, statt eines physischen einen elektronischen Beleg auszustellen, z.B. als E-Mail oder Webdownload.Dieser muss unverzüglich – ebenso wie jener in Papierform – tatsächlich in den Verfügungsbereich des Belegempfängers gelangen. Für den Unternehmer ist die Belegerteilungspflicht eine Bringschuld, d.h. die bloße Möglichkeit der Einsichtnahme (z.B. auf einem Bildschirm) ist nicht ausreichend. Gleichzeitig hat der Leistungsempfänger die Verpflichtung, den Beleg entgegenzunehmen und bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten mitzunehmen.

Gesetzliche Anforderungen an Belege 2016:

  • Name des Unternehmens
  • Fortlaufende Nummer
  • Datum
  • Menge
  • "Handelsübliche Bezeichnung" der Ware oder der Dienstleistung
  • Betrag

Gesetzliche Anforderungen an Belege 2017:

  • Name des Unternehmens
  • Fortlaufende Nummer
  • Datum
  • Menge
  • "Handelsübliche Bezeichnung" der Ware oder der Dienstleistung
  • Betrag
  • Uhrzeit
  • Aufsplittung des Betrags nach Steuersätzen
  • Kassen-Identifikations-Nr.
  • QR-Code bzw. EAN-Code

Jeder Beleg hat gemäß § 132a Abs 3 BAO den leistenden Unternehmer, eine fortlaufende Nummer, das Datum und den Zahlungsbetrag getrennt nach Steuersätzen auszuweisen; weiters ist die Angabe der Menge bzw. der handelsüblichen Bezeichnung der Lieferung oder sonstigen Leistung anzuführen. Die handelsübliche Bezeichnung in § 132a Abs 3 BAO muss nicht so detailliert sein wie jene nach § 11 UStG. Die Grenze ist jedoch dort zu ziehen, wo die Waren oder Dienstleistungen nicht mehr identifiziert werden können. Demgemäß sind allgemeine Sammelbegriffe oder Gattungsbezeichnungen, wie „Speisen/Getränke“, „Bekleidung“, „Friseurleistungen“ oder „Reinigung“ auch für Zwecke der BAO nicht ausreichend definiert, während Bezeichnungen wie „Mittagsmenü I“, „Hose“, „Damenhaarschnitt“ oder „Teppichreinigung“ konkret genug sind.

Für die Praxis von großer Bedeutung ist das Zusammenspiel der Belegerteilungspflicht mit der Entstehung der Umsatzsteuerpflicht kraft Rechnungslegung gemäß § 11 Abs 12 UStG. Nach dem BMF-Erlass wird mit dem Beleg keine weitere Umsatzsteuerpflicht gemäß § 11 Abs 12 UStG ausgelöst; jedoch hält das BMF gleichzeitig fest, dass es zweckmäßig sei, den Registrierkassenbeleg als Zweitausfertigung zu kennzeichnen. Es bleibt zu hoffen, dass sich diese Ansicht auch in der Praxis durchsetzt. Auch ohne explizite Kennzeichnung als Kopie kann keine weitere Umsatzsteuerpflicht kraft Rechnungslegung entstehen, wenn sich – etwa bei Verbindung zu einem Warenwirtschaftssystem – auf dem Beleg ein Verweis auf die § 11 UStG-Rechnung findet. Damit ist auch der handelsüblichen Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung Genüge getan.

4.    Branchenspezifische Regelungen

Die Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht gilt unabhängig von der Berufszugehörigkeit für alle Unternehmer. Für spezifische Berufsgruppen erläutert der BMF-Erlass jedoch praxisrelevante Sonderfragen.

4.1. Ärzte (Pkt. 5.2. des BMF-Erlasses)

Erzielen Ärzte Einkünfte aus selbständiger Tätigkeit (z.B. im Rahmen einer Privatordination), sind entsprechende Barumsätze bei Überschreiten der Umsatzgrenzen des § 131b Abs 2 BAO registrierkassen- und belegerteilungspflichtig. Anders gelagert ist der Fall des Kassenarztes: Die Leistungen, die ein Kassenarzt an seine Patienten erbringt, werden in der Regel im Zuge einer Sammelrechnung an die Krankenkasse verrechnet. Folglich liegen weder Barumsätze zwischen dem Kassenarzt und seinen Patienten noch zwischen Kassenarzt und Krankenkasse vor.

Bei der Belegerteilung für die Barzahlung von Privathonoraren sind in Hinblick auf die ärztliche Verschwiegenheitspflicht personenbezogene Daten der Patienten weder auf den Beleg aufzunehmen noch in der Registrierkasse zu erfassen. Ferner ist ein Verweis auf die Honorarnote, die Art und Umfang der erbrachten Leistung umschreibt, auf dem Beleg ausreichend. Die Rezeptgebühr ist auch bei Hausapotheken von Ärzten ein durchlaufender Posten.

4.2. Kommissionäre (Pkt. 5.5. des BMF-Erlasses)

Für Kommissionäre besteht für Barumsätze, die im eigenen Namen aber auf fremde Rechnung entgegengenommen werden, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht.

4.3. Rechtsanwälte und Notare (Pkt. 5.8. des BMF-Erlasses)

So wie für Ärzte gilt auch für Rechtsanwälte und Notare, dass aufgrund der rechtsanwaltlichen/notariellen Verschwiegenheits­pflicht personenbezogene Daten der Mandanten weder auf dem Beleg abzudrucken noch in der Registrierkasse zu erfassen sind. Des Weiteren ist auf dem Beleg für Zwecke der handelsüblichen Leistungsbeschreibung ein Verweis auf die Honorarnote, das zugehörige Aktenzeichen oder die Geschäftszahl des Gerichtes ausreichend.

4.4. Selbständige Handelsvertreter (Pkt. 5.10. des BMF-Erlasses)

Da Handelsvertreter in fremdem Namen und auf fremde Rechnung handeln und somit keine Leistung gegenüber dem Kunden erbringen, stellt das für den Auftraggeber in bar vereinnahmte Entgelt keinen Barumsatz dar. Erhält ein Handelsvertreter hingegen die Provisionszahlung seines Auftraggebers als Barzahlung, liegt ein Barumsatz vor, der einzelerfassungs- und belegerteilungspflichtig ist und zu den für die Registrierkassenpflicht relevanten Umsatzgrenzen des § 131b Abs 2 BAO zählt.

5.    Barumsatzverordnung 2015

Nach der Barumsatzverordnung 2015 bestehen für bestimmte Fälle Ausnahmen von der Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht. In diesen Fällen können Barumsätze nach der vereinfachten Losungsermittlung („Kassasturz“) ermittelt werden.

5.1. Online-Shops (Pkt. 6.6.1. des BMF-Erlasses)

Werden von Unternehmern neben einem Verkaufsbetrieb auch Verkäufe über einen Online-Shop abgewickelt, zählen die daraus resultierenden Umsätze nicht zur Barumsatzgrenze hinzu. Umsätze des Online-Shops sind nicht in die Registrierkasse aufzunehmen (§ 6 BarUV 2015).

5.2. Umsätze mobiler Gruppen

Die Erleichterung des § 7 BarUV 2015 gilt für mobile Gruppen, d.h. für Unternehmer, die einzelne Umsätze außerhalb ihrer Betriebsstätte erzielen. Derartige Umsätze können – ohne unnötigen Aufschub – erst bei Rückkehr in die Betriebsstätte in der Registrierkasse erfasst werden. Eine „händische“ Belegerteilungspflicht vor Ort bleibt jedoch bestehen. Werden im Rahmen des Geschäftsbetriebs gleich hohe Einzelumsätze getätigt, gibt es eine weitere Vereinfachung: Bei der späteren Eingabe in die Registrierkasse können diese Beträge zusammengerechnet und jeweils gesammelt in einem Betrag aufgezeichnet werden (z.B. Verkauf von Berechtigungsausweisen für Studenten und Senioren oder für Einzel- oder Mehrfachfahrten).Davon unberührt bleibt die Belegerteilungspflicht für jeden Einzelumsatz; die durchnummerierten Belegdurchschriften sind aufzubewahren. Diese gesammelte Nacherfassung in der Registrierkasse gilt nach dem Erlass des BMF auch für Unternehmer, die mit ihren mobilen Tätigkeiten ein Produktsortiment von nicht mehr als 20 Waren anbieten.

Der Betriebsstättenbegriff orientiert sich weitgehend an dem des § 29 BAO. Wird eine Räumlichkeit, in der auch die Leistungserbringung erfolgt, nur kurz­fristig genutzt (etwa jene eines Kunden), wird aufgrund der mangelnden Dauerhaftigkeit keine Betriebsstätte begründet (z.B. Messestand). Für die Anwendung der Vereinfachungsregel ist immer nur auf die eigene Betriebsstätte des Unternehmers abzustellen.

Bei Überschreiten der Umsatzgrenzen kann § 7 BarUV 2015 für Umsätze im Freien angewendet werden.

6.    Betriebsaufgaben und -umstellungen in den Jahren 2016 und 2017

Unternehmer, die bereits im Jahr 2016 die Einstellung der betrieblichen Tätigkeit beabsichtigen, müssen sich keine Registrierkasse mehr zulegen. Jedoch ist der Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht jedenfalls nachzukommen. Ebenso ist ab 01.01.2016 keine Registrierkassenpflicht für jene Unternehmer gegeben, die im Jahr 2016 auf Zahlung mit Erlagschein umsteigen. Hierbei ist jedoch erforderlich, dass die Umstellung sofort durchgeführt wird und daher absehbar ist, dass die Barumsatzgrenze von EUR 7.500,- nicht überschritten wird.

Des Weiteren muss keine neue Registrierkasse angeschafft werden, wenn ernsthaft geplant wird, den Betriebsumfang einzuschränken, und deshalb die Umsatzgrenzen im Jahr 2016 nicht mehr überschritten werden. Ist jedoch eine Betriebsumstellung erst ab dem Jahr 2017 geplant und soll ab diesem Zeitpunkt die Barumsatzgrenze nicht mehr überschritten werden, ist die Anschaffung einer den neuen gesetzlichen Anforderungen entsprechenden Registrierkasse notwendig. Es muss jedoch keine ab 1. 1. 2017 erforderliche Sicherheitseinrichtung angeschafft werden.

7.    Strafen bei Verweigerung der Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht

Vorsätzliche Verletzungen der Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht können als Finanzordnungswidrigkeit mit bis zu 5.000 Euro geahndet werden (§ 51 Abs 1 lit c FinStrG). Im ersten Quartal 2016 sollen die Abgabenbehörden jedoch bei bloßer Nichterfüllung der Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht von einer finanzstrafrechtlichen Verfolgung absehen. Vielmehr sollen Unternehmer bei der Umstellung auf die neuen Pflichten unterstützt werden. Auch im zweiten Quartal 2016 soll es für Unternehmer keine finanzstraf­rechtlichen Sanktionen geben, wenn besondere Gründe für die Nichterfüllung der Registrierkassenpflicht glaubhaft gemacht werden können (z.B. Lieferengpässe, fehlende Zeit für Einschulungen).

Neben finanzstrafrechtlichen Risiken geht bei der Verletzung der Registrierkassenpflicht die Vermutung der sachlichen Richtigkeit der geführten Bücher und Aufzeichnungen nach § 163 BAO verloren. Nach Ansicht des BMF hätte dies „in den meisten Fällen eine Schätzung (§ 184 BAO) der Besteuerungsgrundlagen durch die Finanzbehörde zur Folge“.Diese pauschale Sichtweise ist fragwürdig, zumal das Nichtverwenden einer Registrierkasse für sich alleine noch keine materielle Unrichtigkeit bedeutet, die für eine Schätzung Voraussetzung ist. Eigene Anmerkung (Meller): Die Frage ist, ob es taktisch klug ist, dieses Minenfeld für eine Auseinandersetzung mit dem Finanzamt auszuwählen.

Grundsätzlich bestehen für Kunden, die die Mitnahme des Belegs aus dem Geschäft verweigern, keine finanzstrafrechtlichen Konsequenzen. Sehr wohl besteht aber eine Mitwirkungspflicht gegenüber dem Finanzamt: Kommt es zu einer Kontrolle, ist zB darüber Auskunft zu geben, ob ein entsprechender Beleg erteilt worden ist. Erfüllt der Leistungsempfänger die Mitwirkungspflicht nicht, kann dies als Finanzordnungswidrigkeit iSd § 51 Abs 1 lit e FinStrG geahndet werden (Strafrisiko bis zu EUR 5.000,-).