STEUERBERATER - WIRTSCHAFTSTREUHÄNDER

Registrierkassenpflicht

Betriebe mit einem Jahresumsatz von mehr als € 15.000,-, von dem mehr als € 7.500,- bar vereinnahmt werden,  haben alle Bareinnahmen (im Sinne § 126 und § 131 BAO) zum Zweck der Losungsermittlung mit einer elektronischen Registrierkasse oder einem Kassensystem, bestehend aus Notebook und Kassensoftware, einzeln zu erfassen.

Nicht betroffen sind somit Betriebe mit einem Jahresumsatz < € 15.000,-,
Betriebe mit einem Barumsatz < € 7.500,-
und Vermieter (es handelt sich um Unternehmer, aber nicht um Betriebe).

Eine Registrierkasse muß kein eigenes Gerät sein, wie wir es aus einer Apotheke kennen:
Ein Artikel wird auf dem Kassabildschirm eingetippt und verrechnet, das Bargeld wird kassiert, der Kunde erhält eine Rechnung.

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Eine Registrierkasse kann auch ein Notebook mit einer Kassensoftware und einem Quittungsdrucker sein. Ab 1.1.2017 wird zusätzlich eine Signaturerstellungseinheit (Chip-Lesegerät) erforderlich sein.

Brauche ich bereits zum 1.1.2016 eine Registrierkasse?

Die Umsätze des Jahres 2015 werden für die Bestimmung des Zeitpunktes der Kassenpflicht herangezogen werden. Das bedeutet, daß Betriebe, die bereits im September 2015 mehr als
€ 15.000,--Jahresumsatz und davon mehr als € 7.500,--Barumsätze haben,
zum 1.1.2016 ein geeignetes Kassensystem haben müssen.

Wird die Umsatzgrenze von € 15.000,- erst im November 2015 überschritten, dann tritt bei quartalsweisem Umsatzsteuervoranmeldungszeitraum die Registrierkassenpflicht
ab 1.4.2016 ein.

Vorgangsweise bei der Auswahl einer Registrierkasse

Wenn Sie bereits eine Branchensoftware verwenden, z.B. eine Ärztesoftware oder eine Rechtsanwalts-Software, dann fragen Sie den Softwarehersteller nach einer Kassensoftware.

Wenn Sie keine Branchensoftware verwenden, haben Sie die volle Auswahl: Software auf PC, Software auf USB-Stick, webbasierte Kassasoftware, Registrierkasse (Gerät).
Entscheidend ist auch, daß Sie sich absichern, daß die Software/ Registrierkasse ab 2016 der Kassenrichtlinie entspricht und ab 2017 eine elektronische Signatur ermöglichen wird.
Für die elektronische Signatur wird ein kleines Zusatzgerät erforderlich sein, nähere Informationen und Spezifikationen werden die Österreicher erst im Jahr 2016 erhalten.

Ich habe mich in einem in der Nähe meiner Kanzlei gelegenen Geschäft beraten lassen, welche Registrierkasse für einen Einzelunternehmer im Dienstleistungsbereich in Frage kommt, also nach einem einfachen und günstigen Einstiegsmodell gefragt. Angeboten wurde mir das Modell Sharp XE-A207W zum Preis von € 270-€ 400 brutto, evtl. ist eine Programmierung und Einschulung zum Preis von € 107,- brutto zu empfehlen, eine SD-Karte zum Preis von € 18,- ist noch erforderlich. Um € 525,- brutto ist das Thema erledigt. Dabei handelt es sich um eine Registrierkasse mit 16 Tasten für Warengruppen. Ein eigenes Gerät hat den Vorteil, daß man keine Software auswählen und am Computer installieren muß, die Registrierkasse ist immer im Büro am Strom angeschlossen, immer einsatzbereit, wenn ein Kunde zum Bezahlen einer Rechnung vorbeikommt . Es ist also eine zuverlässige und einfache Lösung, die kein Kopfzerbrechen und Grübeln nach einer ausgeklügelten Lösung erfordert.

Der Nachteil ist sicherlich der Platzbedarf von 36 cm Breite x 43 cm Tiefe x 37 cm Höhe.
Die Kosten von bis zu € 525,- übersteigen die Kosten einer Kassensoftware, eine Kassensoftware wird bereits ab € 200 angeboten, ein Quittungsdrucker / Bondrucker um € 165,-.
Registrierkasse um € 525,- versus Software und Bondrucker um € 365,-.
Jeder entscheidet selbst, wie viel die eigene Arbeitszeit wert ist, die in die Auswahl, das Installieren und die laufende Anwendung einer Kassensoftware investiert wird.

http://www.olivetti-austria.at/neu/nettuno.htm
Bei der Nettun@3000 international handelt es sich um eine Registrierkasse mit Touch–Display, sie ist 2017-tauglich

Beispielhafte Erwähnung von Kassensoftware-Lösungen

cbird www.cbird.at richtet sich lt. Homepage von cbird an alle Dienstleistungsunternehmen, die bislang mit Handkassa, Honorarnoten/Rechnungen oder Rechnungsblock mit Durchschrift (Paragon) arbeiten und eine einfache Kassenlösung suchen. Zielgruppe sind Ärzte, Psychotherapeuten, Architekten, Rechtsanwälte, Fotografen und andere Freiberufler und Gewerbetreibende.

Mit cbird sind Sie für die "Registrierkassensicherheits-Verordnung" 2017 gerüstet.
Das neue Gesetz verlangt eine externe Sicherung der Kassendaten auf einem zweiten Speichermedium alle drei Monate. cbird erfüllt diese Anforderung für Sie automatisch: Die Daten werden bei jeder Änderung auf dem Stick und gleichzeitig auf der Festplatte Ihres Computers oder Laptops gespeichert.

Psychotherapeuten z.B. müssen weiterhin auf Ihrem Computer oder händisch dem Klienten eine Honorarnote schreiben und zusätzlich bei Barzahlung einen Kassabon mit der Honorarnotennummer erstellen - der Klient erhält die Honorarnote und den Kassabon.

Es gibt auch zahlreiche Kassensoftware-Anbieter, deren Kassensoftware mit einer Fakturierungssoftware gekoppelt ist- dadurch entfällt das separate Schreiben einer Honorarnote.
Beispielhaft: www.posbill.com , www.etron.at , http://www.kro4pro.com/

Für Psychotherapeuten gibt es allerdings branchenspezifische Honorarnotenvordrucke, die in einer Fakturierungssoftware nicht enthalten sind.

Belegerteilungsverpflichtung

Unternehmer haben ab 1.1.2016 die Verpflichtung bei Barzahlungen einen Beleg zu erstellen und dem Käufer auszuhändigen. Dieser muss den Beleg entgegennehmen und bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten für Zwecke der Kontrolle durch die Finanzverwaltung mitnehmen.

Jeder Beleg muss folgenden Inhalt aufweisen:

.)  Bezeichnung des leistenden/liefernden Unternehmens
.)  fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls einmalig vergeben werden
.) Tag der Belegausstellung,
.) Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung
.) Betrag der Barzahlung
.) ab 1.1.2017 bei Verwendung von elektronischen Kassen mit Sicherheitseinrichtung: Kassenidentifikationsnummer, Datum und Uhrzeit der Belegausstellung, Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt, maschinenlesbarer Code (OCR-, Bar-oder QR-Code)

Digitale Signatur ab 2017

Die Verpflichtung zur Verwendung eines Manipulationsschutzes besteht erst ab dem 1.1.2017. Dabei wird das elektronische Journal digital signiert und gespeichert und ist nachträglich nicht mehr manipulierbar, da der Kassastand in der Signatur verschlüsselt abgespeichert wird. Die Daten, die auf der Signaturkarte gespeichert sind, werden nicht automatisch ans Finanzamt weitergeleitet. Nur im Falle einer Betriebsprüfung muß das Datenerfassungsprotokoll übergeben werden.

Ab 06/2016 kann die Registrierkassen-Seriennummer in Finanzonline registriert werden, bis 12/2016 muß diese Anmeldung der Registrierkasse in Finanzonline erledigt werden.

Vereinfachungsregel für mobile Dienstleister

Mobile Dienstleister (z. B. Pilatestrainer, Yogalehrer, Masseure) dürfen ihren Kunden Paragons (händische Belege) ausstellen. Sie müssen aber nach Rückkehr in ihren Betrieb die Umsätze in ihre Registrierkasse eingeben.

Sanktionen bei Nichtbefolgung der Vorschriften

Besteht Registrierkassenpflicht und verfügt der Unternehmer ab 1.1.2016 über keine Registrierkasse bzw. verfügt die Registrierkasse ab 1.1.2017 über keine technische Sicherheitseinrichtung, stellt das eine Finanzordnungswidrigkeit dar und wird mit einer Geldstrafe bis zu € 5.000,--geahndet.

Außerdem besteht die Gefahr, dass die sachliche Richtigkeit der Bücher und Aufzeichnungen angezweifelt wird, was die Schätzung der Besteuerungsgrundlagen durch die Abgabenbehörde zur Folge haben kann.

Problematisch wird es, wenn in den letzten Jahren nicht alle Umsätze steuerlich angegeben wurden. Kommt es nämlich im Jahr 2016 und danach zu einem sprunghaften Anstieg der Umsätze, so ist mit einer Überprüfung der letzten Jahre durch die Finanzverwaltung zu rechnen. In diesem Fall könnte eine von einem Steuerberater verfasste Selbstanzeige empfehlenswert sein.

Prämie für neues Kassensystem

Als Unterstützung zur Finanzierung der vorgeschriebenen Systeme (Anschaffung oder Umrüstung) ist beim Betriebsfinanzamt eine Prämie in der Höhe von 200 Euro pro Kassensystem (maximal aber 30 Euro pro Erfassungseinheit) vorgesehen.

Die Prämie kann bei der jeweiligen Steuererklärung geltend gemacht werden, wird dem Abgabenkonto gutgeschrieben und stellt keine Betriebseinnahme dar – das heißt, sie ist steuerfrei. Für die Inanspruchnahme müssen die Ausgaben jedoch vor dem 1. Jänner 2017 erfolgen. Die Anschaffungskosten bzw. die Umrüstkosten sind nicht über mehrere Jahre zu verteilen, sondern können sofort im Jahr des Aufwands in voller Höhe als Betriebsausgabe abgesetzt werden